4- PASOS PARA CREAR RELACIONES EN ACCESS

Relaciones en Access

Antes de explicar el concepto de relacion en Access y la integridad referencial vamos a analizar una pequeña base de datos para intentar entender mejor porque son necesarias y para que sirven las relaciones. Vamos a suponer que disponemos de las siguientes tablas en Access:

Los datos que hay en cada una de las tablas son los siguientes:

Observando los datos conteniendo en la tabla "Prestamos" vemos que se han realizado tres prestamo. Se ha realizado un prestamo del libro con codigo 1 al socio con DNI 111222111. Para saber cual es el titulo que corresponde al libro con codigo 1 debemos observar la tabla libros. En tabla el libro con codigo de libro 1 tiene por titulo "soy leyenda" y esta escrito por "richar mathenson" Para saber cual es el nombre del socio co DNI 111222111 debemos echar un vistazo a la tabla socios. En esa tabla el socio con NDI 111222111 tiene el nombre "Alicia marin garcia" . Asi pues sabemos que ha prestado el libro "soy una leyenda" a "alicia marin garcia" el dia 20/03/2006.

Las relaciones

para poder realcionar tablas entre si se debera especificar un campo que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo sera clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas sera la tabla principal de la que parte la relacion y la otra sera la tabla secundaria destino de la relacion.

Para realizar relaciones en Access hay que pulsar el icono , situado en la barra de herramientas.

Acontinuacion aparecera la siguiente ventana en la que tenemos que seleccionar todas las que formaran parte de relaciones a crear ( debemos seleccionar las tablas y pulsar el boton "agregar").

Ahora aparecera la ventana de relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.

Para iniciar una relacion hay que seleccionar el campo de la tabla principal y arrastrarlo hasta el campo de la tabla secundaria que forma parte de la relacion.

Cuando se realiza una relacion entre dos campos aparecera el siguiente cuadro de dialogo:

En parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de estas el nombre de los campos de relacion. Ojo! siempre se deben relacionar campos que tengan el mismo tipo de datos.

Acontinuacion activa el recuerdo "Exigir integridad referencial" haciendo clic sobre este. Tambien puedes activar las casillas " Actualizar en cascada los campos relacionados" y "Eliminar en cascada los registro relacionados". Hacer clic sobre el boton "Crear". Se creara la relacion y esta aparecera en la ventana de relaciones

Los campos que forman parte de una relacion deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si codigo de libro en la tabla "libro" es de tipo texto de tamaño 10 y en la tabla "prestamo" es numerico, no pueden realizarse la relacion. Tampoco puede realizarse si, por ejemplo, codigo de libro es de tipo de texto de tamaño 10 en la tabla "libros" y de tamaño ; 0 15 en la tabla "prestamo".

Si ahora abrimos la tabla "libros" podemos observar que aparece el simbolo "+" al principio de cada registro de la tabla. Si pulsamos sobre dicho simbolo en alguno de los registros podremos ver el DNI del socio al que se le ha prestado el libro y la fecha de prestamo.